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PDFファイルの客先への提出の仕方
PDFファイルの客先への提出方法は、通常下記の2通りです。
記憶媒体に入れて提出する方法 メールに添付して送信する方法 記憶媒体に入れて提出する方法 記憶容量700MBのCDに入れて客先へ提出するのが一般的です。これを超えるPDFファイル は分冊して入れます。 記憶容量が4.7GB(4700MB)のDVDを使うことも考えらなくはないですが、そのためには こちら側のパソコンにDVDに書き込み可能なドライブが 実装されている必要があり、また 客先のパソコンにDVDから読み出し可能なドライブが実装されている必要があります。 メールに添付 して送信する方法(概要) メールでも環境を整えれば、100BのPDFファイルを送信で きることを下記のように弊社では 確認しておりますので、皆様も大きなサイズのPDFファイルを送信することにお試しください。 但し、そうする場合には ・自社のメールアドレスにメールを送信し、それを受信する社内でのテストを行う。 ・実際に客先へ始める場合もテスト期間を設ける。 客先でサーバーのタイムアウトが起きるようであれば、下記の要領で客先でもタイム アウトの設定を上げるよう要請する。 ・実際に客先へ送信する場合には都度事 前の了解を取り付ける。 などの配慮が必要ではないかと思います。 メール送信準備(Outlook Expessの場合) 1)Outlook Expessを起動し、【ツール】 メニューの中の【アカウント】をクリックします。 2)<インターネットアカウント>画面が表示されますので、"メール"タブをクリックします。 3)登録されているアカウントが複数行に表示されていますので、送信に使うアカウントをクリ ックの上【プロパティ】ボタンをクリックします。 4)表示された画面の"詳細設定"タブをクリックしま す。 5)表示された画面で次の設定を行ってから【OK】ボタン をクリックします。 サーバーのタイムアウト: 2分の設定になっていたら2分に上げます。それでも問題がある場合は更にあげます。 《注記》例えば ここの設定が30秒になっている状態で大きなサイズのPDFファイルを メールに添付して送る操作をすると、途中で "STMPサーバーが30秒間応答しません。 あと30秒待ちますか?" のメッセージが出ます。その画面で【待機】ボタンを押せば、送信を続行できますが、 いちいちそうするのは面倒ですので、上記のようにこ こ の設定を上げておきます。) 次のサイズよりメッセージが大きい場合は 分割する(B) ここにチェックマークを付け、その下の設定を例えば10000KBとします。 《注記》弊社が 契約しているプロバイダーは@niftyですが、ここの場合、送信できる メールのサイズは添付ファイルをあわせて最大20MBです。 そのため、ここにチェックマークを付けないで、20MB 以上のPDFファイルを送信 する操作をすると、 "メッセージのサイズがサーバーの制限を越えたため、 メッセージを送信できませんでした。・・・" のエラーが出て送信できません。しかしながら、ここに チェックマークをつけて、且つ上記のように10000KBと設定した場合には、10MB以上の PDFファイルを送信する場合、自動的に分割され、複数のメールが客先に送信されます。 そして客先では受信操作をすると、こららの複数のメールを受信した後、 分割されたメッセージをまとめています。 のメッセージが出、その処理が終了すると、あたかも1つのメールを受信しただけの状態 になり、それにこちらから送った大きなサイズのPDFファイルが添付されています。 弊社でのメール送受信テスト結果 上記の準備をした上で、PDFファ イルのメールによる送受信所用時間を弊社で計測した結果 を以下に示します。
の場合の結果です。これを動作速度が50メガbps(利 用料金約3千円/月)のADSLに変更すれ ば、送受信に要する時間は 数分の1に短縮可能とのことです。 なお、光の場合の動作速度は最大100mbpsであるとのことです。 弊社上記の方法で大きなサイズのPDFファイルを送信する ことに問題ないか? 大きなサイズのPDFファイルを送ると、回線を専用し第三者に迷惑を掛ける恐れがあるので、 このようにすることは可能であってもエチケットに反するのではないか、また送受信エラーが 発生しやすくなるのではないかと思い、問い合わせた結果を下記します。 《DIONの返事》 ・相手方に断っているのであればエチケットに反することはない。 ・分割して送信する時にエラーが発生することはない。 受信時も通常エラーが起きることはないが、送信時と異なるメールソフトで受信する場合は 分割受信したメールを1つにまとめる段階でエラーが発生することがある。 《エプソンダイレクトカスタマーサービスセ ンターの返事》 業務上必要であれば、そうしても構わない。 《オールインワンションの返事》 ・相手方に断っているのであればエチケットに反することはない。 ・回線が混んでいる場合には、送受信時間が長くなるが、エラーが起きることはない。 但し、混んでいる場合はサーバーのタイムアウトが起きる危険性が高まるので、こちら側 だけでなく、客先にもサーバーのタイムアウトの設定を上げるよう依 頼しておいた方がよい。 なお、サーバータイムアウトがたとえ起きても、【待機】ボタンをクリックすれば、送受信を 継続することができる。 《弊社がプロバイダーとして選んでいる @niftyの返事》 そうするとエラーが発生する恐れが高まる。 @niftyとして動作保証しているのは20MBまでで、それ以上の場合には責任を負えない。 |
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